Die Gewinnermittlung ist die Grundlage
Bei Einzelunternehmern und Freiberuflern muss zunächst der steuerliche Gewinn der Tätigkeit ermittelt werden. Je nach Voraussetzungen geschieht dies durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz.
Eine vollständige Gewinnermittlung erfasst nicht nur Einnahmen und bezahlte Rechnungen. Auch Anlagevermögen, Abschreibungen, private Nutzungsanteile, Einlagen, Entnahmen und besondere steuerliche Sachverhalte können relevant sein.
Einkommensteuer: betriebliche und private Bereiche treffen zusammen
Der Gewinn aus der selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit fließt bei natürlichen Personen in die Einkommensteuererklärung ein. Dort wird er gemeinsam mit weiteren Einkünften und persönlichen Besteuerungsmerkmalen berücksichtigt.
Deshalb lässt sich die Einkommensteuer nicht allein aus dem Unternehmensgewinn ableiten. Arbeitslohn des Ehegatten, Vermietung, Kapitalerträge, Vorsorgeaufwendungen, Kinder, außergewöhnliche Belastungen oder ausländische Einkünfte können die Gesamtberechnung verändern.
Umsatzsteuer ist ein eigener Steuerbereich
Die Umsatzsteuer folgt anderen Regeln als die Einkommensteuer. Bei regelbesteuerten Unternehmern werden Ausgangsumsätze und abziehbare Vorsteuer gegenübergestellt. Unterjährig abgegebene Voranmeldungen müssen mit der Jahreserklärung und der Buchhaltung zusammenpassen.
Bei Kleinunternehmern gelten andere Grundsätze. Auch hier können jedoch Sonderfälle bestehen, beispielsweise bei Leistungen aus dem Ausland, Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Sachverhalten.
Gewerbesteuer betrifft nicht jede Selbstständigkeit
Gewerbliche Einzelunternehmen können zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben müssen. Freiberufliche Einkünfte unterliegen demgegenüber grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Entscheidend ist die steuerliche Qualifikation der tatsächlichen Tätigkeit.
Bei gemischten Tätigkeiten oder Personengesellschaften kann die Abgrenzung komplexer sein. Die bloße Selbstbezeichnung als „Freelancer“ beantwortet die steuerliche Einordnung nicht.
Welche Unterlagen typischerweise zusammengehören
- vollständige betriebliche Einnahmen- und Ausgabenunterlagen,
- Bank- und Zahlungsdienstleister-Auswertungen,
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen und dazugehörige Buchungsdaten,
- Nachweise über Anlagevermögen und größere Anschaffungen,
- Verträge und Angaben zu betrieblich/privat gemischter Nutzung,
- Steuerbescheide und Finanzamtskorrespondenz des Vorjahres,
- private Steuerunterlagen für die Einkommensteuererklärung.
Warum die Vorjahresunterlagen wichtig sind
Vorjahreserklärungen und Bescheide helfen, fortlaufende Sachverhalte zu erkennen: Abschreibungen, Verlustvorträge, Vorauszahlungen, Beteiligungen, besondere Veranlagungsmerkmale oder offene Einspruchsverfahren. Bei einem Steuerberaterwechsel gehören sie deshalb zu den zentralen Übergabeunterlagen.
Praktische Empfehlung
Selbstständige sollten die betriebliche Buchhaltung und die private Einkommensteuer nicht als zwei vollständig getrennte Projekte behandeln. Ein strukturierter Jahresprozess prüft zuerst die Gewinnermittlung, stimmt Umsatzsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer ab und führt anschließend die betrieblichen Ergebnisse mit den persönlichen Steuerdaten zusammen.
Umfang hängt vom Einzelfall ab
Welche Steuererklärungen tatsächlich abzugeben sind, hängt von Tätigkeit, Rechtsform, Umsatzsteuerstatus, weiteren Einkünften und möglichen Aufforderungen der Finanzverwaltung ab.