Ablauf der Zusammenarbeit
Eine steuerliche Zusammenarbeit sollte fachlich sauber, organisatorisch klar und für beide Seiten verlässlich beginnen.
Deshalb werden Leistungsumfang, Zuständigkeiten, Fristen, Unterlagen und Honorar vor Mandatsbeginn abgestimmt.
Schritte bis zur Bearbeitung
Der Ablauf hängt vom konkreten Mandat ab. Eine Einkommensteuererklärung benötigt andere Unterlagen als eine laufende Buchhaltung, ein Einspruch oder eine Gründungsberatung. Die Grundstruktur ist jedoch regelmäßig ähnlich.
Sachverhalt, Fristen und Zuständigkeiten klären
Zu Beginn werden Beratungsbedarf, betroffene Jahre, Steuerarten, vorhandene Unterlagen und laufende Fristen eingeordnet.
Leistungsumfang und Honorar festlegen
Vor Beginn der Bearbeitung wird geklärt, welche Leistungen übernommen werden und welche Vergütungsgrundlage gilt.
Unterlagen prüfen, Rückfragen klären und freigeben
Nach Mandatsannahme und Unterlageneingang erfolgt die fachliche Bearbeitung mit Rückfragen, Entwurf, Freigabe und Übermittlung.
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Anfrage
Sie schildern den steuerlichen Beratungsbedarf, die betroffenen Jahre, Steuerarten, Fristen und den bisherigen Bearbeitungsstand.
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Erste Einordnung
Es wird geprüft, ob und in welchem Umfang eine Bearbeitung sinnvoll möglich ist. Dabei werden insbesondere Fristen, Datenlage, Zuständigkeit und Kapazität berücksichtigt.
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Leistungsumfang und Honorar
Vor Beginn der Tätigkeit werden die konkret zu übernehmenden Leistungen und die Vergütung abgestimmt.
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Mandatsannahme
Ein Mandat kommt erst mit ausdrücklicher Annahme, Mandatsvereinbarung und gegebenenfalls Vollmacht zustande.
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Unterlagenanforderung
Sie erhalten eine auf den Sachverhalt abgestimmte Anforderung der benötigten Unterlagen und Informationen.
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Bearbeitung
Nach Eingang der benötigten Unterlagen erfolgt die fachliche Bearbeitung. Offene Punkte werden mit Ihnen abgestimmt.
Mandatsannahme und Fristen
Ein häufiger praktischer Fehler ist die Annahme, dass bereits eine Anfrage oder die Übersendung von Unterlagen zur Fristüberwachung führt. Das ist nicht der Fall.
Keine Fristübernahme ohne ausdrückliche Mandatsannahme
Abgabe-, Einspruchs-, Zahlungs-, Rechtsbehelfs- oder sonstige Fristen werden erst überwacht, wenn das Mandat ausdrücklich angenommen wurde und der konkrete Leistungsumfang vereinbart ist. Eine bloße Kontaktaufnahme, Terminbuchung oder Übersendung von Unterlagen begründet noch kein Steuerberatungsmandat.
Unterlagen und Mitwirkung
Die Qualität der steuerlichen Bearbeitung hängt wesentlich von der Vollständigkeit und Richtigkeit der bereitgestellten Informationen ab. Fehlende oder verspätete Unterlagen können zu Verzögerungen, Rückfragen oder steuerlichen Risiken führen.
Alle relevanten Unterlagen
Steuerbescheide, Finanzamtsschreiben, Verträge, Belege, Steuerbescheinigungen, Buchhaltungsdaten und sonstige Nachweise sind vollständig bereitzustellen.
Belastbare Angaben
Steuerliche Angaben sollten nachvollziehbar und zutreffend sein. Unsicherheiten oder Schätzungen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen.
Rechtzeitige Bereitstellung
Fristgebundene Vorgänge können nur bearbeitet werden, wenn die relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen und ausreichend Zeit für Prüfung, Rückfragen und Freigabe bleibt.
Klärung offener Punkte
Rückfragen sollten zeitnah beantwortet werden. Ohne Sachverhaltsklärung kann eine Erklärung, Stellungnahme oder Rechtsbehelfsbegründung häufig nicht belastbar erstellt werden.
Kommunikation und digitale Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit kann in vielen Fällen digital erfolgen. Der konkrete Kommunikations- und Unterlagenaustausch wird im Mandat abgestimmt.
Für allgemeine Abstimmungen und Unterlagen nach vorheriger Abstimmung. Sensible Unterlagen sollten nicht unbedacht per unverschlüsselter E-Mail übermittelt werden.
Für Besprechungen, Sachverhaltseinordnungen und Rückfragen kann ein Termin per Microsoft Bookings vereinbart werden.
Telefonische Rückfragen und kurze Abstimmungen sind nach Verfügbarkeit möglich.
Die Kommunikation mit der Finanzverwaltung erfolgt nur, soweit dies ausdrücklich beauftragt ist und eine entsprechende Vollmacht oder Berechtigung vorliegt.
Freigabe und Übermittlung
Vor der elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen erhalten Mandanten die Unterlagen grundsätzlich zur Prüfung und Freigabe. Steuerliche Berechnungen und Erläuterungen sollten vor Freigabe sorgfältig gelesen werden.
Prüfung durch den Mandanten
Vor Übermittlung werden Erklärungsentwürfe, Berechnungslisten und gegebenenfalls Begleitschreiben bereitgestellt. Änderungen oder offene Punkte sind vor Freigabe mitzuteilen.
Freigabe zur Übermittlung
Die elektronische Übermittlung erfolgt grundsätzlich erst nach Zustimmung. Je nach Sachverhalt kann eine gesonderte Zustimmungserklärung verwendet werden.
Prüfung nach Erlass
Die Prüfung eines Steuerbescheids ist eine gesondert zu vereinbarende Leistung, soweit sie nicht ausdrücklich vom Mandatsumfang umfasst ist.
Einspruch nur bei Beauftragung
Einsprüche und Anträge auf Aussetzung der Vollziehung werden nur nach ausdrücklicher Beauftragung und Prüfung der Erfolgsaussichten eingelegt.