Der Grundsatz: betriebliche Veranlassung
§ 4 Abs. 4 EStG definiert Betriebsausgaben als Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Maßgeblich ist deshalb nicht allein, von welchem Konto eine Zahlung erfolgt, sondern weshalb die Ausgabe wirtschaftlich entstanden ist.
Typische Betriebsausgaben können beispielsweise Kosten für betriebliche Software, Fachliteratur, Versicherungen, Büromaterial, Telekommunikation, Fortbildungen, Werbung, Geschäftsreisen oder betriebliche Räume sein. Ob und in welchem Umfang ein Abzug möglich ist, hängt jedoch von der konkreten Nutzung und teilweise von besonderen gesetzlichen Regeln ab.
Geschäftskonto und Rechnung reichen nicht immer aus
Eine Rechnung auf den Unternehmensnamen ist ein wichtiges Dokument, beantwortet aber nicht automatisch die Frage nach dem Betriebsausgabenabzug. Bei einer Prüfung muss die betriebliche Veranlassung nachvollziehbar sein. Das gilt besonders bei Aufwendungen, die auch privat naheliegen können.
Sinnvoll ist daher eine laufende Ablage, bei der Rechnung, Zahlungsnachweis und gegebenenfalls eine kurze Erläuterung zum betrieblichen Anlass zusammengeführt werden. Je später ein Sachverhalt rekonstruiert werden muss, desto schwieriger wird häufig der Nachweis.
Gemischt genutzte Aufwendungen
Telefon, Internet, Fahrzeug, Arbeitsmittel oder Räume können sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden. Dann ist zu prüfen, ob eine sachgerechte Aufteilung möglich oder eine besondere steuerliche Regelung anzuwenden ist.
Eine pauschale Aussage wie „50 Prozent betrieblich“ genügt nicht in jedem Fall. Die Aufteilung sollte sich an nachvollziehbaren tatsächlichen Verhältnissen orientieren. Bei Fahrzeugen, häuslichem Arbeiten oder hochwertigen Wirtschaftsgütern können zusätzliche Regelungen relevant sein.
Nicht oder nur eingeschränkt abziehbare Kosten
Auch bei betrieblichem Zusammenhang kennt das Einkommensteuerrecht Abzugsverbote und Begrenzungen. Das betrifft beispielsweise bestimmte Geschenke, Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen mit erheblichem privaten Bezug. Außerdem ist die Gewerbesteuer selbst keine Betriebsausgabe.
Deshalb sollte die Buchhaltung nicht nur zwischen „privat“ und „betrieblich“ unterscheiden. Bei bestimmten Kostenarten ist zusätzlich zu prüfen, ob der Gesetzgeber den Betriebsausgabenabzug beschränkt oder besondere Nachweise verlangt.
Investition oder sofort abziehbarer Aufwand?
Größere Anschaffungen werden steuerlich nicht zwingend vollständig im Zahlungsjahr berücksichtigt. Bei Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann eine Verteilung über die Nutzungsdauer erforderlich sein. Für bestimmte geringwertige Wirtschaftsgüter bestehen Sonderregeln.
Gerade bei Technik, Fahrzeugen, Möbeln oder umfangreicher Software sollte daher nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass die gesamte Zahlung sofort den Gewinn mindert.
Praktische Empfehlung für die laufende Organisation
- betriebliche und private Zahlungen möglichst trennen,
- Rechnungen und Zahlungsnachweise gemeinsam ablegen,
- bei ungewöhnlichen Ausgaben den betrieblichen Anlass kurz dokumentieren,
- gemischte Nutzungen nachvollziehbar festhalten,
- größere Anschaffungen frühzeitig steuerlich einordnen,
- Auslandssachverhalte und Umsatzsteuerfragen nicht erst am Jahresende prüfen.
Der Einzelfall entscheidet
Dieser Beitrag beschreibt allgemeine Grundsätze. Ob eine konkrete Ausgabe abzugsfähig ist, wie sie zeitlich zu berücksichtigen ist und welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Sachverhalt ab.